【ブランドPTだより】デジタル技術活用に挑戦！～データ連携でペーパーレス＆業務負担減～

早速ですが、まず当社システムの「PrimeLINE（以下、PL）」と「パートナーシステム（以下、PTシステム）」、「API連携」について解説をお願いします！
また、今回の開発の概要も教えてください。

（皆川さん）最初にPLについて説明します。PLは当社のコンタクトセンター室（以下、CC室）で使用するシステムの名称です。当社の仕事の一つに、事故や車の故障で、お車が動かなくてお困りのお客さまに、ロードサービス（応急修理・レッカー搬送等）を提供する事業者（当社ではパートナー会社と呼称しています。）を手配するお仕事があります。PLは、お客さまからの第一報の受付をする際にお客さま情報を記録したり、実際にお困りごとを解決するパートナー会社（以下、PT会社）の手配を行うシステムです。
次に、PTシステムについて説明します。PT会社は、ロードサービスを提供するにあたり、PT会社独自のシステムで情報を管理しています。そのPT会社が、業務を行うために導入しているシステムを一括して「PTシステム」と呼んでいます。
PT会社は、当社からのロードサービス提供依頼だけではなく、様々なお客さまからの依頼を受けているため、どのお客さまからの依頼かどうかをわかるように、独自のシステムで情報を管理する必要があります。
最後にAPI連携についてですが「アプリケーション・プログラミング・インターフェース」が、正式名称です。

な、なるほど～（汗）。（わかったふり）

身近なもので言うと、皆さん一度はUSBを使われたことがあると思います。USBは、USB側のインターフェース※とパソコン側のインターフェースが同じ規約で通信を定義しているのでデータを簡単に移行することができるんです。
このようにアプリやシステム同士でのデータのやり取りを行うことを一般的に『API連携』と言っています。
今回は、PRA側のPLのインターフェースとPT側のPTシステムのインターフェースのAPIによるデータ連携を行いました。

なるほど！今度はちゃんと理解できました！！
では、実際に「PLとPTシステムとのAPI連携」のシステム開発に至った背景、きっかけを教えてください。

（泉澤さん）皆川さんからもお話がありましたが、PT会社は当社からのお仕事だけをしているわけではありません。他のアシスタンス会社さんや警察からの依頼などさまざまなお仕事があります。多方面からお仕事の依頼がある中で、効率的にお仕事を進めることが大切です。
そんなPT会社の業務をシステムの観点から「少しでも効率化して負担を減らすことができないか？」という思いから今回の検討が始まりました。

日々当社からの依頼を受けて対応してくださっているPT会社の皆さんには頭が下がります……。

PT会社は、PLを通じて、当社と情報交換を行いますが、情報交換した内容を自社のシステムに入力するためには、転記対応が必要でした。現場で隊員の方が紙に記載したものを事務所でPTシステムに打ち込んで、その内容をPLに転記して、請求書を発行する。聞いているだけでややこしいですよね。当社が依頼をした後のPT会社側の事務処理は作業工数が多く、手間がかかるんです。

聞いているだけでややこしくなってきました……。
実際に、PLとPTシステムのAPI連携をしたことで、業務負担は減ったのでしょうか？

はい。API連携が導入されたことで、当社からの依頼をPLからPTシステムにボタンひとつでデータを移せるようになりました。手打ち作業が不要となり、売上管理などをするときも楽になります。作業効率化だけでなく、ペーパーレス化にも繋がったのではないかと思います。

ペーパーレス化にも繋がり、業務負担も減るなんて、一石二鳥ですね！

今回、どのようなコンセプトで開発を進めていったんですか。

PTシステムは会社によってさまざまで、個社ごとに仕組みを作るのは非効率かつコストがかかってしまいます。そこで、PTシステムに依存しないデータ連携にすることを第一に考え「自動連携ではなく、データが欲しいタイミングでボタンを押すとAPI連携が実現する」ということを今回の開発のコンセプトにしました。
実際にテストユーザーとしてPT会社にもご協力いただきました。ユーザーの声を吸い上げて開発していくことが大変でしたが、ユーザーのみなさまの生の声は非常にありがたかったです。また、今回の開発は、株式会社SAYコンピュータさまにもご協力いただきました。救援依頼システム（タブレット端末とクラウドを活用して、レッカー車出動依頼情報を管理するPTシステム）を提供しているSAYコンピュータさまなら、汎用性を持たせながらも、今回の仕組みを一緒に実現してくださるのではないか？と思ったからです。PTシステムの使い方やどういう情報が必要でどのように反映されたらよいかを一緒に考えてもらいました。

今回のデータ連携機能について共同開発されてみていかがでしたか？

PRAさんとは数年前からのお付き合いで、以前から情報交換会の際にPTシステムとのデータ連携を実現したい！という共通の思いがありました。実際に今回リリースすることができてよかったです。

大変だったことや工夫されたことも教えてください。

開発する上で大変だったことは、API機能を使って、PTシステムにデータが反映される際に、どの画面にどのように表示したら、PT会社の皆さんにとって使い勝手がよいものになるのか考えることに苦戦しました。
いつかこの機能を実現したい！という話を数年前からPRAとの情報交換会の中でしていたので、リリースすることができて本当に嬉しかったです。

長年一緒に構想を温めてくださっていたんですね。無事にリリースできて感動です！

運用が確立すると、PLで請求を上げて、PTシステムでも請求データを上げてと二度手間で大変だったのが、一回の操作でデータを取り込みできるようになります。

今月発行のロードサービス分野の専門誌 『月刊リカバリー』でも特集記事が掲載されたとお聞きしました。業界でも注目されていることがわかりますね！佐々木さん、本日はお忙しいところ貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました！

PLとPTシステムのAPI連携が実現したことでよかった点を教えてください。

ファーストユーザーになってくださったPT会社から「事務処理作業がスムーズになり、業務が非常に楽になった」という声が届いたときには、当初この開発に至ったきっかけである「PT会社の業務を少しでも効率化して負担を減らしたい」という思いが叶ったようで、とても嬉しかったです。

具体的なエピソードをお聞きしてもよいでしょうか。

今年、大規模な水害が発生した際、ファーストユーザーのPT会社に協力依頼をし、実際の案件でAPI連携を行いました。案件が自動反映されることで作業が簡略化され、大幅な作業時間の削減や手作業による記載ミスを防ぐ効果もありました。即座にデータ連携ができるおかげで、出動依頼のやり取りがスムーズにでき、お互いの会社にとってよい効果がありました。

報告業務の短縮にもつながっているということですね。

はい、そのとおりです。今回のお話をPT社にしたときに、依頼を受けた内容を紙にメモをとり、自社システムに入力していた作業が、API連携により不要になり、システム上で完結するのはすごく欲しい機能だということで、スムーズに導入を受け入れてくださいました。

今後の展開やチャレンジしてみたいことを教えてください。

抽象的にはなりますが、日本一のアシスタンス会社のシステムを目指しています！　今回はPT領域の機能追加でしたが、ITの力で現場をサポートすることがIT企画部の本分だと思っています。今回のようなPT会社の業務に役立つシステムを提供することで、PRAの仕事はシステムがいいからやりやすい！だから出動しよう！と思ってもらえることを目指して、これからもシステムの開発にチャレンジし続けたいですね。