【社長賞2022】受賞者インタビュー～課題と向き合い、目指す姿の実現へ～

社長賞受賞おめでとうございます！

もともと2022年度の経理財務室の経営課題という形で、全社収支管理マインドの醸成と最適な全社経理処理体制の構築というのがありました。最適な経理処理の体制にはDX化が必要なのではということで、そこが発端となりました。
具体的には、5つの取組みを重点的に行いました。
①経費精算システムの電子帳簿保存法に適した形での利用拡大。
②法人向けの通販サービスを導入し、支払いコストを最適化したり、経費申請の漏れを防ぐこと。
③法人カードの利用を促進して、同じように申請漏れを防いだり、事務作業の効率化を図ること。
④請求書発行システムを導入し、請求データから会計システムにデータ連携できるようにし、作業のペーパーレス化を図ること。こちらは、担当役員賞も受賞しました！
最後に、⑤予算データと会計データの連携を強化し、予算と実績の管理、経費の遅延等を確認できるようにしました。

すべての取組みが完了するまでにどのくらいの期間がかかったのですか？

1年3か月ほどですね。考えてみると長い期間の取組みでした。

どのような成果がありましたか？

経理としては、嬉しい効果がありました。今までは、各部署で作成した伝票を経理に提出する流れでしたが、ペーパーレス化によって、データ上で提出されるようになったので、時間も短縮しましたし、提出漏れや支払いの遅延も少なくなりました。

法人カードの使用についても、経費システムに自動で連携できるカード会社に統一したことで、伝票に手入力していたときに比べると金額の誤りが減少しました。正確な金額がカード会社から連携されるので、チェック作業の効率も上がり、未精算や誤使用についても一目で分かるようになりました。

効率が上がっただけではなく、ミスの減少にもつながったのですね。 取組み中に苦労したことやエピソードがありましたら教えてください。

今、お話にあった法人カードの自動連携を開始するに当たり、初期設定が必要なのですが、設定ミスに気付けずに悩んだり、システム不具合が起きたりして大変でした。あと、取引先に請求をする場合もデータを会計システムに自動連携するようになったので、作業工程が軽減されると想定していたのですが、なかなかそうはいかず、新たな問題も発生して、解決するのに苦労しました。

申請をする社員のみなさんにとっては、正確で速やかな支払いのために専用の番号の入力をしてもらったり、内容によって請求書や領収書の添付をする際にひと手間増えたりと、申し訳ない気持ちもありました。でも、みなさんが協力的でしたので、とても感謝しています！

開始当初は社員のみなさんからの問い合わせもありましたか？

最初の頃はたくさんありました！今は、みなさん慣れてきたようですけど、ご苦労をおかけしています（笑）。

実は、私たちは経費精算することがあまりないんですよね。出張するような部署ではないので（笑）。

確かにそうですね（笑）。

みなさんからは取り組んで良かったとの声も届いています。以前実施したアンケートでもペーパーレス化を望む方が多かったので、実行できて良かったと思っています。

今後チャレンジしてみたいことはありますか？

経理の業務の中では、まだアナログな作業がかなり残っているので、今回を第一歩にして、経理自体のDX化を進めていきたいと思っています。

そうなんですよね。みなさんにデータで申請いただいているのに、経理では紙に印刷して手入力している作業もまだあるので、そういった作業もデータ化していきたいです。

DX化の強化が進めばさらに業務の効率が上がりますね。今後が楽しみです！